Une rubrique "Gestion des clubs" ?

[jaja63]

Je voulais poser une question (même plusieurs d'ailleurs) concernant la gestion d'un club de natation (association) mais je ne savais pas trop où classer ma question. Je me disais que cela pourrait être bien de créer une rubrique "Gestion des clubs" ou quelque chose dans ce genre.

Pour l'histoire, le club de ma fille m'avait approché à la fin de la saison pour me proposer de me présenter pour le poste de trésorier à l'AG du mois de novembre. Je pensais avoir un peu de temps pour m'y préparer, mais ma prise de poste a été précipité à la suite du décès subit du président mi-août. Me voilà donc parachutée dans mes nouvelles fonctions de trésorière - je suis un peu paumée. Le nouveau président a beaucoup d'expérience et va m'épauler, mais il est toujours intéressant de voir comment ça fonctionne ailleurs.

Pensez-vous qu'il serait possible de créer une rubrique exprès ? Quelques questions type :
- La piscine "prête" au club les cartes d'accès qui ont un coût de 2€ - on les distribue en début de saison et les récupère à la fin. Il nous manque systématiquement 15-20% des cartes donc une perte que subit la piscine. Comment font d'autres clubs ?
- Existe-il des logiciels de gestion des club - le nouveau président me dit que oui mais qu'il n'en veut pas ? Quelle est l'expérience d'autres clubs ?

Merci

[cottonbud]

Bonjour, je suis Trésorier d'un club depuis une douzaine d'année et si tu as besoin de conseil n'hésite pas..C'est quasi mon 2ème métier maintenant.
Pour ce qui concerne les carte, nous avons pour un autre sujet, été dans la même situation. Nous avons opté pou demandé un chèque de caution de 5€ en début d'année. Si le badge est rendu, on détruit le chèque, sinon on encaisse...Pas de perte sèche et ça responsabilise.
Oui il existe des logiciels de gestion de b=club, mais attention, ils sont compliqué et chronophages : j'ai essayé en démo...pas très concluant. Un tableur Excel bien géré fait l'affaire.

[jaja63]

Merci beaucoup pour ta réponse qui tombe à pic. Je suis en plein dedans aujourd'hui. Pour les cartes c'est une super bonne idée. Je vais la soumettre ce soir à la réunion.
Si j'ai d'autres questions, je peux te contacter par MP ?

[Matthieu]

Je souscris effectivement à l'idée qu'un tableur peut très bien faire l'affaire. Le mieux est de commencer comme ça et ensuite de voir ce qui vous limite, de quelles options vous auriez besoin en plus, etc.

Souvent, un plus apporté par les logiciels, est par exemple de rapprocher la compta de la base de données adhérent. On fait ainsi en même temps l'enregistrement des données de l'adhérent et l'enregistrement de sa cotisation.

[cottonbud]

Bonjour Jaja63, pas de soucis pour me contacter en MP si besoin de renseignement. C'est un plaisir de rendre service aux bénévoles.
Pour ma part, j'ai amélioré mon outil de gestion d'année en année pour qu'il soit maintenant adapté aux besoins du club (environ 300 adhérents).

[jaja63]

Merci beaucoup @Cottonbud et Matthieu.
Effectivement Excel ce n'est pas mal. Et de toute façon le nouveau président ne veut pas entendre parler de logiciel. Il est trésorier d'une autre association (bien plus importante en taille) et me dit que ce sont souvent des "usines à gaz".

Le classeur Excel déjà utilisé par la secrétaire du club m'a permis de développer ma propre base Excel. Les seules limites que je lui trouve sont la gestion de l'encaissement échelonné (j'ai des paiements échelonnés jusqu'en avril) ou multiples (ANCV + 1, 2 ou 3 chèques). Puis la gestion des familles qui regroupent les cotisations de chaque membre de la famille.